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File di attesa nelle agenzie di trasporto: 3 soluzioni per gestirle meglio

Come ogni luogo che accoglie il pubblico, anche le agenzie di trasporto possono registrare picchi di affluenza, creando lunghe code all'ingresso della struttura. Rinnovare un abbonamento, creare una nuova tessera di trasporto, ottenere informazioni sulle tariffe, ecc. sono tutti motivi per cui gli utenti si recano nelle aree di vendita. Purtroppo, queste file possono generare comportamenti negativi da parte degli utenti: frustrazione, ansia, malcontento, ecc. che hanno un impatto diretto sulla loro esperienza e soddisfazione.

Gli operatori dei trasporti non dovrebbero quindi dare per scontato questo problema e cercare di trovare il modo di ottimizzare la gestione delle file di attesa nelle loro agenzie commerciali per ridurre i tempi di attesa, regolare il flusso di persone, migliorare le condizioni di accoglienza e quindi la soddisfazione dei clienti. Abbiamo 3 soluzioni efficaci da proporvi!


Misurare e comunicare i tempi di attesa agli utenti


Sapevate che l'attesa percepita dagli utenti si riduce drasticamente grazie alla conoscenza del tempo di attesa in tempo reale? Infatti, cosa c'√® di meglio che comunicare il tempo di attesa ai vostri utenti per rassicurarli? Non dovranno pi√Ļ aspettare in una fila interminabile senza sapere quanto dovranno aspettare. In questo modo si restituisce il potere ai vostri utenti: possono controllare il loro tempo come meglio credono, continuando a fare la coda consapevolmente o tornando in un'altra fascia oraria meno affollata, il che render√† automaticamente omogenei i vostri flussi nel corso della giornata e ridurr√† le vostre code!


Ma come si pu√≤ misurare con precisione il tempo di attesa nella propria filiale? Il principio √® semplice: i sistemi di conteggio, o pi√Ļ comunemente chiamati "sensori", vengono installati presso i banconi della reception e misurano il tempo di attesa in tempo reale utilizzando un algoritmo di intelligenza artificiale. Sul mercato esistono diversi dispositivi, come telecamere di conteggio,sensori 3D, contatori AI, ecc.

Una volta che i dati di attesa sono stati calcolati e reimmessi nel software, è necessario distribuirli immediatamente ai propri utenti per beneficiare dei vantaggi sopra menzionati. Sono possibili diversi canali di comunicazione:

  • Su schermi sufficientemente grandi e strategicamente posizionati all'interno della vostra struttura, in modo che tutti gli utenti possano visualizzare facilmente le informazioni.

  • Sui vostri supporti web come il vostro sito o la vostra applicazione mobile, grazie alle web API: dare ai vostri utenti la possibilit√† di ottenere queste informazioni anche da remoto render√† ancora pi√Ļ fluidi i vostri flussi!

  • La start-up Affluences comunica questi dati anche sul suo sito web, che genera 300.000 visite al mese, e sulla sua applicazione mobile, che conta oltre 1 milione di utenti.

I dati vengono anche condivisi internamente con gli operatori del trasporto, in modo che possano analizzare e comprendere meglio il comportamento degli utenti nell'agenzia. Questo è il caso in particolare di Affluences, una soluzione per la gestione delle code, che rende disponibili tutti questi dati attraverso un'interfaccia di visualizzazione dei dati molto intuitiva! Inoltre, vengono fornite previsioni sui tempi di attesa per il giorno e la settimana in corso: in questo modo possono anticipare i futuri picchi di affluenza adattando, ad esempio, i planning del personale.

Se desiderate portare avanti la gestione dei flussi per ottimizzare il funzionamento della vostra filiale e quindi essere pi√Ļ efficienti quotidianamente, vi consigliamo di integrare la misura dei tempi di attesa con quella delle presenze e del tasso di occupazione, che possono essere calcolati con gli stessi sensori!



Utilizzare un sistema di prenotazione online


Avete mai pensato di prenotare o fissare un appuntamento online? Perché far aspettare a lungo i vostri utenti quando potete semplicemente permettere loro di prenotare una fascia oraria prima che arrivino? Infatti, impostando la prenotazione online di una fascia oraria per un determinato servizio, i vostri utenti saranno informati direttamente delle fasce orarie ancora disponibili, evitando loro di doversi spostare inutilmente se tutte le fasce orarie sono già occupate!

Questo faciliter√† notevolmente il lavoro quotidiano del personale dell'agenzia: gli utenti sono autonomi nel prenotare le fasce orarie disponibili, si recano semplicemente sul posto quando √® il momento, non devono aspettare e voi dovrete semplicemente indirizzarli sul posto, se necessario. Risparmierete tempo prezioso e avrete a che fare con clienti molto pi√Ļ rilassati! Il flusso sar√† automaticamente pi√Ļ fluido, poich√© le prenotazioni saranno meglio distribuite nel tempo. In questo modo, migliorate l'esperienza e la soddisfazione dei vostri utenti grazie a migliori condizioni di accoglienza.

Ancora una volta, grazie ai dati comunicati al back office, sarete in grado di capire meglio i vostri clienti. Un servizio √® pi√Ļ richiesto di un altro? In un particolare giorno o in una particolare fascia oraria? Avete bisogno di allocare risorse aggiuntive (personale, spazio per gli appuntamenti)? Con una soluzione di prenotazione online, avrete la risposta a tutte queste domande!



Implementazione di una soluzione di coda virtuale


Avete mai sentito parlare della coda virtuale? La coda fisica sta scomparendo a favore di una coda virtuale che permette ai vostri clienti di aspettare il proprio turno "online" e non fisicamente. Possono decidere dove aspettare: a casa, al lavoro, in un negozio, in biblioteca... tutto è possibile!


Infatti, i vostri clienti possono registrarsi nella coda virtuale in diversi modi: sul posto prendendo un biglietto al terminale di biglietteria, online sul sistema di biglietteria web o anche su un'applicazione mobile dedicata. Durante l'attesa possono svolgere le loro attività a piacimento e saranno avvisati quando sarà il loro turno tramite gli schermi posizionati nella vostra filiale e/o tramite il telefono dell'utente (SMS, applicazione mobile).

Tuttavia, è consigliabile utilizzare questa soluzione di coda virtuale come complemento della coda fisica, in quanto potrebbe causare frustrazione tra i clienti meno esperti di tecnologia, che potrebbero essere sopraffatti da questo nuovo processo.



L'esempio dell'ufficio vendite di Setram Le Mans


I tempi di attesa, le presenze e i tassi di occupazione sono misurati da Affluences nell'agenzia di trasporti SETRAM (azienda per il trasporto pubblico nell'agglomerato di Le Mans). Sono stati infatti installati due tipi di sensori all'esterno e all'interno, sopra l'ingresso, per stimare in modo efficiente tutti questi dati e comunicarli tramite la nostra interfaccia per uso interno, ma anche sul sito web e sull'applicazione mobile di Affluences. Inoltre, l'agenzia utilizza anche il sistema di prenotazione Affluences per una gestione pi√Ļ ottimizzata dei flussi! Gli utenti possono fissare un appuntamento con l'agenzia tramite i media Affluences ma anche sul sito web dell'agenzia SETRAM grazie all'iFrame configurato dalla start-up.



¬ę La soluzione di Affluences ci permette di gestire a 360¬į il flusso di utenti nella nostra agenzia, in quanto √® in grado di misurare contemporaneamente tempi di attesa, presenze e occupazione! Anche il sistema di prenotazione online √® molto utile per noi. Comunichiamo i tempi di attesa ai nostri utenti attraverso gli schermi presenti in filiale e sui media di Affluences: questo permette loro di avere una migliore esperienza in loco e a distanza. L'interfaccia di visualizzazione dei dati, che ci restituisce tutti i dati, √® molto intuitiva e ci permette di ottimizzare costantemente la nostra organizzazione, di anticipare i flussi e di prendere decisioni sulla base delle cifre. ¬Ľ Mathilde, SETRAM Le Mans

Non limitatevi alla semplice gestione delle code nella vostra filiale, ma pensate a misurare la frequentazione e l’occupazione delle persone in tempo reale nei trasporti e nelle infrastrutture: tutto questo è possibile grazie ad Affluences! La tecnologia di scansione, brevettata da Affluences, è persino in grado di scansionare e contare i viaggiatori attraverso le finestre della metropolitana. Non esitate a contattarci per ulteriori informazioni!

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