Büroverwaltung: Flexible Büros und Platzreservierungen haben noch nicht das letzte Wort gesprochen
- Affluences
- 16. Juli
- 3 Min. Lesezeit
Die zunehmende Verbreitung der Telearbeit verändert unsere Organisationsstrukturen grundlegend. In diesem Zusammenhang setzen Unternehmen zunehmend auf das Flex-Office-Konzept: eine Raumorganisation, bei der die Arbeitsplätze nicht mehr fest zugewiesen sind.
Um das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten und die Büroräume optimal zu nutzen, sollten Unternehmen ihre Flex-Office-Richtlinien mit einem Online-Reservierungssystem für Räume oder Arbeitsplätze kombinieren. Wir erklären Ihnen, warum!
Die Reservierung von Arbeitsplätzen im Unternehmen: ein wichtiger Punkt bei der Einführung von Flex-Office
Trotz der Rückkehr zur Präsenzarbeit lassen die meisten Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder in ihre Räumlichkeiten zurückkehren und legen eine Quote für die wöchentliche Anzahl an Homeoffice-Tagen fest. Aber wie kann man sicherstellen, dass nicht alle am selben Tag kommen? Wie kann man den Mitarbeiterstrom über die Woche verteilen? Hier kommt eine Software zur Reservierung von Arbeitsplätzen ins Spiel!
Die Online-Reservierung ermöglicht es einer Person, über das Internet eine Ressource (einen Platz im Zug, einen Tisch im Restaurant, ein Zimmer im Hotel usw.) zu reservieren, die ihr für einen bestimmten Zeitraum zugewiesen wird. Im Unternehmen können Mitarbeiter einen Arbeitsplatz, einen Besprechungsraum, eine Telefonzelle usw. reservieren. Dies ist ein unverzichtbares Tool für viele Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine optimale Rückkehr an ihren Arbeitsplatz gewährleisten möchten.
Die Einführung einer Online-Reservierungslösung für Ihre Arbeitsräume ist Ihr bester Verbündeter, um
eine maximale Auslastung Ihrer Büros festzulegen und die Mitarbeiter im Voraus zu informieren, wenn keine Plätze mehr verfügbar sind.
die Historie der getätigten Reservierungen einzusehen, um einen besseren Überblick über die Raumnutzung zu erhalten.
Die Reservierung von Arbeitsplätzen in einer flexiblen Büroumgebung fördert langfristig die Produktivität.
Mit der zunehmenden Verbreitung der Telearbeit wird das flexible Bürokonzept von immer mehr Unternehmen übernommen. Letztendlich haben sie unbewusst eine hybride Arbeitsorganisation eingeführt.
Denn welchen Sinn hat es, jedem Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz zuzuweisen, wenn er nicht jeden Tag kommt? Aber wie soll man wissen, wer wann kommt und welchen Platz belegt? Auch hier liegt die Herausforderung in der Online-Reservierung von Arbeitsplätzen.
Die Einführung einer Reservierungslösung in Ihrem Unternehmen vereinfacht die Umsetzung und Effizienz des Flex-Office-Konzepts erheblich.
Das Wohlbefinden und der Komfort der Mitarbeiter sind automatisch gewährleistet! Wer ist noch nie zu spät zu einer Besprechung gekommen, weil er nicht wusste, ob der Raum verfügbar ist? Mit einem solchen Tool gewinnen Ihre Mitarbeiter an Flexibilität und können ihre Anwesenheit im Büro im Voraus planen, was sich direkt auf ihre Produktivität auswirkt. Für das Unternehmen und seine Office Manager garantiert das Online-Reservierungssystem Komfort bei der täglichen Verwaltung.
Die Verwaltung der Büros ist flexibel und erfordert keinen Aufwand. Darüber hinaus ist eine Buchungslösung sehr einfach und schnell einzurichten. Dies ist beispielsweise bei der Online-Buchungssoftware von Affluences der Fall, die über eine benutzerfreundliche, intuitive, zuverlässige und sichere Oberfläche verfügt. Ein weiterer Vorteil: Für die Verwaltung des Besucheraufkommens und der Buchungen ist nur eine einzige Plattform erforderlich!
Die Führungskräfte haben außerdem jederzeit Zugriff auf Statistiken über ein Backoffice, wodurch sie ihre Strategie zur Bürogestaltung überprüfen können. Dank der Berichte über die Anzahl der Personen, die sich in jedem Ihrer Räume aufhalten, können sie Ihre Räumlichkeiten optimieren und gegebenenfalls die Anzahl der Arbeitsplätze reduzieren, wenn diese nicht benötigt werden. Angesichts steigender Immobilienkosten ist dies ein nicht zu vernachlässigender Aspekt, der zur Senkung der jährlichen Kosten beiträgt.
Die Reservierung von Arbeitsplätzen ist jedoch nicht die einzige Lösung für ein gutes Flex-Office-Management im Falle eines Gesundheitsrisikos. Die Entscheidung für ein Personenzählsystem zur Messung der Büroauslastung in Echtzeit ist ebenfalls eine sehr gute Alternative. Durch die Kommunikation der Auslastungsrate an die Mitarbeiter über das Intranet oder HR-Anwendungen profitiert die Geschäftsleitung von einem doppelten Vorteil:
Die Mitarbeiter werden eher ruhige Zeiten als Stoßzeiten für die Arbeit im Büro bevorzugen und so von maximalem Komfort profitieren.
Die Arbeitsabläufe werden über die Woche verteilt und so Überlastung der Büros oder umgekehrt „leere Büros” vermieden.
Möchten Sie das Flex-Office-Konzept in Ihrem Unternehmen einführen oder optimieren? Kontaktieren Sie uns!
