Der Begriff des intelligenten Campus oder „Smart Campus“ taucht in der Hochschulwelt immer häufiger auf. Tatsächlich hat sich das Profil der Universitätsstudenten in den letzten Jahren drastisch verändert: Als Digital Natives wünschen sie sich eine bessere Konnektivität und eine intuitivere Erfahrung an der Universität und damit auch in der Bibliothek. Die Universitäten müssen sich daher anpassen, um immer intelligentere, interaktivere und vernetztere Dienstleistungen anzubieten. Eine Online-Buchungslösung ermöglicht es, sich in dieses „Smart Campus“-Projekt einzubringen!
Warum eine Bibliotheksreservierungssoftware?
Für Ihre Studenten
Durch die Einrichtung der Online-Reservierung Ihrer Räume werden Ihre Studenten vor ihrer Ankunft über deren Verfügbarkeit informiert, da sie sehen können, welcher Platz oder Raum bereits reserviert ist. So vermeiden sie unnötige Wege, wenn alle Räume bereits belegt sind. Dank dieses Reservierungssystems werden lange Warteschlangen (vor einem Arbeitsraum oder am Empfang, um einen Raum zu reservieren) verschwinden, sehr zur Freude der Studierenden und des Bibliothekspersonals!
Schließlich wird die Sicherheit der Studierenden im Falle eines Vorfalls durch die Echtzeit-Kontrolle der Auslastung gewährleistet. Das Personal ist in der Lage, die genaue Anzahl der anwesenden Studierenden zu einem bestimmten Zeitpunkt anzugeben, um sie beispielsweise bei einer Evakuierung an die Rettungsdienste weiterzugeben. Darüber hinaus können im Falle einer Pandemie Warnmeldungen bei Überschreitung der Auslastung automatisiert werden, um die soziale Distanzierung einzuhalten.
Für Ihre Bibliothek
Eine Reservierungssoftware wird den Bibliotheksalltag erleichtern: Sie können Ihre Bibliothek viel entspannter verwalten, da die Studierenden bei der Reservierung der Räume völlig autonom sind, was Ihnen wertvolle Zeit spart!
Dank der Kontrolle und Auswertung der Besucherzahlen können Sie die Nutzung der Räume und Ressourcen in Ihrer Bibliothek besser verstehen und somit auch das Verhalten der Studierenden im Allgemeinen besser nachvollziehen! Sie haben Zugriff auf den detaillierten Zeitplan der durchgeführten Reservierungen und somit auf die Verfügbarkeit der verbleibenden Ressourcen.
Wird ein Arbeitsraum häufiger genutzt als ein anderer? An einem bestimmten Tag oder in einem bestimmten Zeitfenster? All diese Fragen können Sie dank eines Online-Buchungssystems beantworten.
Schließlich werden Sie es schaffen, Ihre Abläufe im laufenden Tag zu glätten, da die Reservierungen besser über die Zeit verteilt werden! Die Studierenden werden nämlich zeitnah über die belegten und verfügbaren Zeitfenster informiert und können so das für sie am besten geeignete auswählen. Sie verbessern somit ihre Erfahrung und Zufriedenheit dank besserer Empfangsbedingungen: ein erster Schritt in Richtung intelligenter Campus!
Für welche Anwendungen?
Bei der Auswahl Ihrer Buchungssoftware haben Sie die Wahl zwischen einer Software, die auf die Buchung von Räumen oder Sitzplätzen spezialisiert ist, oder einer Software, die auf die Terminvereinbarung spezialisiert ist. Es gibt auch Software wie die von Affluences, die alle genannten Anwendungsfälle abdeckt. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie sich über die für jeden Anwendungsfall erforderlichen Funktionen im Klaren sein!
Reservierung von Arbeitsräumen
Das Ziel: Ihren Studenten die Möglichkeit zu bieten, Ihre Arbeitsräume, Arbeitsbereiche und Boxen online zu reservieren.
Die Vorteile: Wenn Ihnen in Ihrer Bibliothek die Gruppenarbeitsräume fehlen und/oder diese über mehrere Stockwerke verteilt sind, können Sie durch die Einrichtung eines Reservierungssystems Ihre Studentenströme besser verteilen und ihre Verwaltung optimieren.
Dies ist insbesondere der Fall bei einer der Universitätsbibliotheken der Universität Jean Moulin in Lyon, die dieses Problem im Zusammenhang mit ihren Arbeitsräumen dank der Reservierungssoftware von Affluences lösen konnte. Die Implementierung dieser Software hat es ermöglicht, den Fluss zu verbessern und die Erfahrung der Studenten zu verbessern, insbesondere durch das Verschwinden endloser Warteschlangen am Empfang, um einen Arbeitsraum zu reservieren.
Empfohlene Funktionen: Denken Sie im Sinne der Anpassung daran, Ihre Arbeitsräume durch die Anwesenheitsbestätigung der Nutzer freizugeben. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Anwesenheit der Studierenden bei ihrer Reservierung besser zu kontrollieren und die Raumreservierung zu optimieren, falls ein Studierender abwesend ist. Wenn der Student seine Anwesenheit nach Ablauf der Bestätigungsfrist nicht bestätigt hat, wird seine Reservierung automatisch storniert und der Raum steht wieder zur Reservierung zur Verfügung. Es gibt verschiedene Bestätigungsmethoden: manuell, durch Scannen eines QR-Codes usw.
Ermöglicht es die von Ihnen eingesetzte Software, die Reservierung auf E-Mail-Adressen mit dem Domainnamen Ihrer Universität zu beschränken? Dies ist in der Tat eine unverzichtbare Funktion, um die Raumbuchung auf Ihre Studenten zu beschränken.
Sitzplatzreservierung
Das Ziel: Ihren Studenten die Möglichkeit zu bieten, vordefinierte Sitzplätze online zu reservieren
Der Vorteil: Abgesehen vom Komfort, den die Studenten bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes haben (mit oder ohne Computer, am Fenster oder mit bestimmten Dokumentationsressourcen ...), ermöglicht die Entscheidung für ein Sitzplatzreservierungssystem die Bewältigung schwieriger gesundheitlicher Umstände, wie wir sie in den letzten Jahren erlebt haben. Tatsächlich wird die Einhaltung der sozialen Distanzierung gewährleistet und die Ausbreitung von Viren durch die punktgenaue Verfolgung der Studierenden begrenzt.
Empfohlene Funktionen: Diese Art der Nutzung erfordert die Nummerierung oder einfache Identifizierung Ihrer Sitzplätze vom Back-Office aus, um sie Ihren Studierenden zur Verfügung zu stellen.
Haben Sie daran gedacht, einen Plan Ihrer Bibliothek mit den betreffenden Plätzen in die Buchungsschnittstelle zu integrieren? So müssen die Studierenden nicht von einem Stockwerk der Bibliothek zum anderen gehen, um den reservierten Platz zu finden. Sie wissen direkt, wohin sie gehen müssen, wenn sie auf dem Universitätsgelände ankommen.
Wie bei der Raumbuchung ist die Anwesenheitsbestätigung mehr als notwendig, um das Risiko von No-Shows der Studierenden zu umgehen!
Buchung von Equipment und Material
Das Ziel: Ihren Studenten die Möglichkeit geben, Geräte wie Computer, Tablets, Kabel, Videomaterial usw. auszuleihen und deren Nutzung bestmöglich zu verwalten.
Vorteil: Die Reservierung Ihrer Geräte oder Materialien ermöglicht eine optimale Verwaltung, insbesondere der am häufigsten genutzten! Sie verringern auch das Risiko von Verlust oder Diebstahl, da jede Reservierung nachverfolgt wird.
Empfohlene Funktionen: Wenn Sie die Reservierungssoftware für diesen Zweck verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie Nutzungsquoten einstellen können. Diese ermöglichen es allen Studierenden, die betreffenden Ressourcen fair auszuleihen.
Buchung von Veranstaltungen, Aktivitäten und Terminvereinbarungen
Das Ziel: Vereinfachung der Verwaltung von Veranstaltungen, Aktivitäten und Terminen durch Online-Buchung
Vorteil: Wenn Sie Ihre einmaligen Veranstaltungen und Termine zur Buchung freigeben, sparen Sie viel Zeit bei der Verwaltung. Darüber hinaus können Sie dank der genauen Kenntnis der Teilnehmerzahl alle für den reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung erforderlichen Ressourcen genau planen: die Größe des Raums, die Anzahl der Geräte, das einzusetzende Personal usw. Sie erhalten einen klaren Überblick über den Zeitplan jeder Veranstaltung, was Ihre Organisation erheblich erleichtert!
Empfohlene Funktionen: Es versteht sich von selbst, dass mehrere Personen dasselbe Zeitfenster buchen können müssen. Stellen Sie daher sicher, dass die Software, die Sie erwerben möchten, dies ermöglicht. Es ist auch wichtig, die Anzahl der zur Verfügung gestellten Plätze einfach anpassen zu können.
Achten Sie generell auf die Benutzeroberfläche zur Konfiguration Ihrer Aktivitäten und Termine. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht Ihnen eine wesentlich effizientere tägliche Arbeit, insbesondere wenn Sie viele Veranstaltungen oder einmalige Aktivitäten anbieten.
Möchten Sie Ihre Studentenströme besser verwalten? Die Installation eines Personenzählsystems in Ihrer Bibliothek ist die Lösung! Dieses Gerät ist in der Lage, den Andrang in Echtzeit und vorausschauend zu messen. Die Analyse dieser Besucherzahlen, zusätzlich zu den Reservierungsdaten, ermöglicht es Ihnen, Ihre Studentenströme noch weiter zu optimieren!