Gestión de oficinas: el flex office y la reserva de puestos no han dicho su última palabra
- Affluences
- 16 jul
- 3 Min. de lectura
El desarrollo del teletrabajo está transformando profundamente nuestras formas de organización. En este contexto, las empresas están adoptando cada vez más el flex office: una organización del espacio en la que los escritorios ya no se asignan de forma fija.
Para garantizar el bienestar de sus empleados y optimizar los espacios de oficina, las empresas tienen todo el interés en combinar su política de oficina flexible con un sistema de reserva de salas o espacios de trabajo en línea. ¡Les explicamos por qué!
La reserva de espacios de trabajo en la empresa: un punto clave para la implantación de la oficina flexible
Hoy en día, y a pesar del regreso al trabajo presencial, la mayoría de las empresas están haciendo volver a sus empleados a sus instalaciones, estableciendo un cupo de días de teletrabajo a la semana. Pero, ¿cómo asegurarse de que no vengan todos el mismo día? ¿Cómo distribuir el flujo de empleados a lo largo de la semana? Ahí es donde un software de reserva de puestos de trabajo demuestra todo su interés.
La reserva online permite a una persona, a través de Internet, reservar un recurso (una plaza en un tren, una mesa en un restaurante, una habitación en un hotel, etc.) que se le asignará durante un periodo determinado. Aplicado a la empresa, los empleados pueden reservar un puesto de trabajo, una sala de reuniones, una cabina telefónica, etc. Se trata de una herramienta indispensable para muchas empresas que desean garantizar un rendimiento óptimo de sus empleados en las instalaciones.
La implementación de una solución de reserva online de sus espacios de trabajo sigue siendo su mejor aliado para:
Definir la capacidad máxima de sus oficinas y avisar a los empleados con antelación si no hay plazas disponibles.
Conocer el historial de reservas realizadas para tener una mejor visibilidad del uso de los espacios.
La reserva de puestos en un entorno de oficina flexible favorece la productividad a largo plazo
Con la democratización del teletrabajo, las empresas están adoptando cada vez más la oficina flexible. Al fin y al cabo, ¡han implantado inconscientemente un modo de organización del trabajo híbrido! De hecho, ¿qué sentido tiene mantener un espacio fijo para cada empleado si no acuden todos los días? Pero, ¿cómo saber quién vendrá, cuándo y qué espacio ocupará? Una vez más, ahí radica todo el reto de la reserva online de espacios de trabajo.
La adopción de una solución de reserva en su empresa simplificará enormemente la implementación y la eficacia de la oficina flexible. ¡El bienestar y la comodidad de los empleados estarán automáticamente garantizados! ¿Quién no ha llegado alguna vez tarde a una reunión por desconocer la disponibilidad de la sala? Con una herramienta de este tipo, ganan en flexibilidad y pueden planificar su presencia en la oficina con antelación, lo que tendrá un impacto directo en su productividad.
Para la empresa y sus Office Managers, el sistema de reserva online garantiza una gestión cómoda en el día a día. La gestión de las oficinas es flexible y no requiere ningún esfuerzo por su parte. Además, una solución de reserva es muy fácil y rápida de implementar. Este es el caso del software de reserva online de Affluences, que cuenta con una interfaz fácil de usar, intuitiva, fiable y segura. Otra ventaja: ¡solo se necesita una única plataforma para gestionar la afluencia y las reservas!
Los directivos también tendrán acceso a las estadísticas en cualquier momento a través de un back-office, lo que les permitirá revisar su estrategia de distribución de las oficinas. Gracias a los informes sobre el número de personas presentes en cada uno de sus espacios, podrán optimizar sus instalaciones y, en su caso, reducir el número de puestos de trabajo si no son necesarios. Ante el aumento de los costes inmobiliarios, se trata de un aspecto nada desdeñable que permite reducir los gastos anuales.
Sin embargo, la reserva de espacios de trabajo no es la única solución para una buena gestión de la oficina flexible en caso de riesgo sanitario. Optar por un sistema de recuento de personas, para medir la ocupación en tiempo real de las oficinas, es también una muy buena alternativa. Al comunicar la tasa de ocupación a los empleados a través de la intranet o de aplicaciones de RR. HH., por ejemplo, la dirección se beneficiará de una doble ventaja:
Los empleados preferirán venir a trabajar a la oficina en horas valle en lugar de en horas punta, lo que les permitirá disfrutar de un confort máximo.
Se equilibrarán los flujos a lo largo de la semana, evitando así los periodos de saturación de las oficinas o, por el contrario, los periodos de «oficinas vacías».
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