Gestione degli uffici: il flex office e la prenotazione dei posti non hanno ancora detto l'ultima parola
- Affluences
- 16 lug
- Tempo di lettura: 3 min
Lo sviluppo del telelavoro sta trasformando profondamente le nostre modalità organizzative. In questo contesto, le aziende stanno adottando sempre più spesso il flex office, un modello di organizzazione degli spazi in cui le scrivanie non sono più assegnate in modo fisso.
Per garantire il benessere dei propri dipendenti e ottimizzare gli spazi degli uffici, le aziende hanno tutto l'interesse a combinare la loro politica di flex office con un sistema di prenotazione online di sale o spazi di lavoro. Vi spieghiamo perché!
La prenotazione degli spazi di lavoro in azienda: un punto chiave per l'implementazione del flex office
Oggi, nonostante il ritorno al lavoro in presenza, la maggior parte delle aziende sta richiamando i propri dipendenti nei propri locali stabilendo una quota di giorni di telelavoro settimanali. Ma come garantire che non vengano tutti nello stesso giorno? Come distribuire il flusso di collaboratori durante la settimana? È qui che un software di prenotazione delle postazioni di lavoro dimostra tutto il suo valore!
La prenotazione online consente a un individuo, tramite Internet, di prenotare una risorsa (un posto su un treno, un tavolo in un ristorante, una camera in un hotel, ecc.) che gli sarà assegnata per un determinato periodo di tempo. Applicato all'azienda, i dipendenti possono prenotare una postazione di lavoro, una sala riunioni, una cabina telefonica, ecc. Si tratta di uno strumento indispensabile per molte aziende che desiderano garantire un ritorno ottimale ai propri dipendenti nei locali aziendali.
L'implementazione di una soluzione di prenotazione online dei vostri spazi di lavoro rimane il vostro miglior alleato per:
Definire una capienza massima dei vostri uffici e avvisare i dipendenti in anticipo se non ci sono più posti disponibili.
Conoscere la cronologia delle prenotazioni effettuate per avere una migliore visibilità dell'utilizzo degli spazi.
La prenotazione dei posti in un ambiente di flex office favorisce la produttività a lungo termine
Con la diffusione del telelavoro, il flex office viene adottato sempre più spesso dalle aziende. In definitiva, hanno inconsciamente messo in atto un modello di organizzazione del lavoro ibrido. Infatti, che senso ha mantenere uno spazio fisso per ogni dipendente se non vengono tutti i giorni? Ma come si fa a sapere chi verrà, quando e quale spazio occuperà? Ancora una volta, è qui che entra in gioco la prenotazione online degli spazi di lavoro. L'adozione di una soluzione di prenotazione nella vostra azienda semplificherà notevolmente l'implementazione e l'efficienza del flex office. Il benessere e il comfort dei dipendenti saranno automaticamente garantiti! Chi non è mai arrivato in ritardo a una riunione perché non sapeva che la sala era occupata? Con uno strumento del genere, i dipendenti guadagnano in flessibilità e possono pianificare in anticipo la loro presenza in ufficio, con un impatto diretto sulla loro produttività. Per l'azienda e i suoi Office Manager, il sistema di prenotazione online garantisce una gestione quotidiana più comoda.
La gestione degli uffici è flessibile e non richiede alcuno sforzo da parte loro. Inoltre, una soluzione di prenotazione è molto facile e veloce da implementare. È il caso del software di prenotazione online di Affluences, che offre un'interfaccia semplice da usare, intuitiva, affidabile e sicura. Un altro vantaggio: è necessaria un'unica piattaforma per gestire l'affluenza e le prenotazioni.
I dirigenti avranno inoltre accesso alle statistiche in qualsiasi momento tramite un back-office che consentirà loro di rivedere la strategia di organizzazione degli uffici. Grazie ai rapporti sul numero di persone presenti in ciascuno dei vostri spazi, potranno ottimizzare i locali ed eventualmente ridurre il numero di postazioni di lavoro non necessarie. Di fronte all'aumento dei costi immobiliari, si tratta di un aspetto non trascurabile che consente di ridurre le spese annuali.
Tuttavia, la prenotazione degli spazi di lavoro non è l'unica soluzione per una buona gestione del flex office in caso di rischio sanitario. Optare per un sistema di conteggio delle persone, per misurare l'occupazione in tempo reale degli uffici, è anche un'ottima alternativa! Comunicando il tasso di occupazione ai dipendenti tramite l'intranet o le applicazioni HR, ad esempio, la direzione beneficerà di un doppio vantaggio:
I collaboratori preferiranno venire a lavorare in ufficio nei periodi di minor affluenza piuttosto che in quelli di punta, beneficiando così del massimo comfort.
La direzione potrà regolare i flussi durante la settimana ed evitare così i periodi di saturazione degli uffici o, al contrario, i periodi di “uffici vuoti”.
Desiderate implementare o ottimizzare il flex office nella vostra azienda? Contattateci !
