Chi non si è mai chiesto se ci sarà gente quando va in un locale? Quanto tempo aspetterò in fila? La misura e la comunicazione di questi dati sono diventati una parte essenziale della nostra vita quotidiana.
Perché l’affluenza è un problema per gli istituti?
L'affluenza definisce l'arrivo e la presenza di molte persone in uno stesso luogo. La gestione e l’ottimizzazione del flusso di persone in spazi affollati, come nei negozi il sabato o nei trasporti nell'ora di punta, è un compito complesso per molti luoghi pubblici.
Mentre questa informazione non era disponibile da nessuna parte qualche anno fa, ora è disponibile sul web. Questa informazione sembra semplice, ma è spesso empirica: il tempo di attesa effettivo e la percezione di esso sono spesso diversi. I visitatori tendono ad aumentarlo del 36%*!
I luoghi che accolgono il pubblico sono spesso confrontati a livelli di frequentazione e tempi di attesa a volte incomprimibili: sono quindi più che disposti a utilizzare soluzioni di conteggio delle persone che permettono loro di anticipare la frequentazione, migliorare la percezione del tempo di attesa e quindi la qualità del servizio offerto.
Qualunque sia il luogo, i tassi di occupazione e i tempi di attesa sono informazioni necessarie per una buona esperienza dei visitatori. La trasparenza e la comunicazione di queste informazioni aiuta a rassicurare i visitatori e a ridurre il loro stress. Nello stesso modo in cui guardiamo sistematicamente l'orario, il tempo o l'itinerario per raggiungere un luogo, l'indicatore di affluenza sta diventando un fattore chiave nella decisione di viaggiare. Un fenomeno che si è accentuato con la crisi sanitaria del COVID-19.
Misurare l'affluenza in tempo reale per appianare i flussi di clienti
Il traffico è un dato ad alto potenziale, ma come si può ottenere? Il primo passo è quello di installare un sistema contapersone nell’istituto. Questi dispositivi sono in grado di misurare le presenze in tempo reale con diversi livelli di precisione a seconda della tecnologia scelta. Registreranno e riporteranno gli indicatori di presenza in modo che possa vedere quante persone sono presenti in qualsiasi momento, analizzare l'affluenza e uniformare il tuo flusso di clienti nel corso della giornata.
Prevedere l’affluenza per ottimizzare l'organizzazione generale del luogo
Conoscere le informazioni di affluenza in tempo reale è buono, ma conoscerle in modo previsionale per un giorno o una settimana intera è ancora meglio! In effetti, le previsioni di frequenza possono essere calcolate anche grazie ad algoritmi di analisi predittiva che prendono in considerazione diversi fattori: la cronologia, naturalmente, ma anche il meteo, il calendario dei giorni festivi e delle vacanze, ecc. Sarai in grado di sapere quante persone visiteranno il tuo istituto durante il giorno o la settimana. Saprai in anticipo i periodi di alta e bassa affluenza. Si tratta di dati preziosi che ti permetteranno di anticipare e ottimizzare la tua organizzazione. Per esempio, l’ampliamento del numero del personale nei giorni di maggiore affluenza o far in modo di attirare più clienti nei periodi non di punta offrendo un'attività, una promozione o un evento speciale!
Comunicare l’affluenza per migliorare l'esperienza del cliente
Mantenere tutte le informazioni di affluenza internamente ti aiuterà molto, ma è anche una buona idea comunicarle al tuo pubblico! Infatti, se i tuoi clienti sono informati in anticipo sull'affluenza reale e previsionale del luogo dove vogliono andare, saranno più tranquilli e potranno ottimizzare il loro tempo. Una volta arrivati sul posto, sapranno già cosa aspettarsi e non saranno sorpresi! La comunicazione dell’affluenza riduce lo sforzo del cliente, aumenta l'esperienza del cliente e quindi migliora la soddisfazione del visitatore grazie a una migliore conoscenza dei flussi.
Sfrutta e controlla questi indicatori di flusso di visitatori per una migliore gestione del luogo
Tutti questi indicatori sono ottenuti dal sistema di conteggio scelto in precedenza. Alcuni fornitori li mettono a disposizione dei loro clienti tramite una piattaforma dedicata in modo che possano gestire meglio il loro istituto. Puoi quindi consultarli in qualsiasi momento, analizzarli, interpretarli e trarne delle conclusioni per migliorare l'accoglienza dei tuoi visitatori. Per esempio, puoi analizzare l'occupazione in base all'ora del giorno e quindi adattare i tuoi orari di apertura. L'analisi di questi dati sarà un aiuto prezioso e ti permetterà anche di monitorare il mercato in modo generale. In questo modo, avrai una migliore conoscenza dei tuoi clienti, capirai meglio il loro comportamento e sarai in grado di preparare azioni in base a questi dati!
Ma la gestione dell’affluenza non si limita alla misurazione, l’implementazione di un sistema di prenotazione online può essere molto efficace. Permetterai ai tuoi clienti di prenotare slot, spazi, posti, attrezzi o anche eventi, le presenze future non saranno più una sorpresa per te e diventerai un esperto assoluto nella loro gestione. Ora hai tutte le carte in mano: tocca a te!
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