I sistemi di gestione delle biblioteche, anche chiamati Sistemi Bibliotecari Integrati (ILS, Integrated Library Systems) sono sempre più numerosi e le loro funzionalità sono in costante crescita. Secondo l’ultimo rapporto annuale di Tosca consultant, i cui principali dati sono riportati in un articolo di Archimag del 17 novembre 2021, sono ben 134 i software aziendali che indirizzano il settore delle biblioteche universitarie, comunali o private.
Tra questi editori, alcuni si specializzano sui prestiti, le prenotazioni, la gestione del personale, altri si rivendicano più generalisti, ma l'anello mancante rimane la gestione dell'affluenza negli spazi che accolgono del pubblico.
In un periodo in cui l’accoglienza nelle biblioteche e nei sistemi bibliotecari è una priorità delle pubbliche amministrazioni, spinta in particolare dalla dotazione di decentramento generale, le soluzioni legate alla gestione dell’affluenza nelle biblioteche possono rispondere chiaramente alle esigenze identificate nel settore. Vengono ad incidere positivamente sugli utenti e sui responsabili bibliotecari. Ci chiediamo quindi perché la gestione dell'affluenza non è integrata nei sistemi di gestione delle biblioteche?
Sistemi contapersone: dimenticati dai software di gestione delle biblioteche
Quando una biblioteca vuole analizzare l'affluenza e trarne vantaggio, deve implementare dei sistemi di conteggio di persone affidabili e adeguati. Se alcune biblioteche possiedono dei sensori all'ingresso, molte contano ancora i visitatori a mano. Questo è uno dei tanti compiti che oggi vengono richiesti agli operatori che si occupano principalmente di accogliere, informare e consigliare gli utenti. Con la crisi sanitaria viene anche richiesto loro di rispettare la capienza massima di accoglienza e di controllare i green pass.
Di conseguenza, un numero sempre maggiore di pubbliche amministrazioni cerca delle soluzioni di conteggio delle persone, i cui dati possono essere utilizzati in tempo reale per affinare la capacità di accoglienza e parametrare gli avvisi in caso di superamento. Ciò consente di garantire la sicurezza degli utenti e di soddisfare i requisiti legali senza sovraccaricare gli addetti all'accoglienza con questi compiti che richiedono molta precisione.
I dati raccolti da questi sistemi e sensori possono essere estremamente interessanti nei cicli decisionali o nella comunicazione agli utenti.
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Comunicare l'affluenza in tempo reale agli utenti delle biblioteche
Oggi è importante poter comunicare agli utenti gli orari di apertura, l'affluenza e la previsione di frequentazione. Uno dei primi obiettivi degli enti pubblici è proprio quello di poter offrire a tutti l'accesso alla cultura e alle biblioteche. In questo senso, la comunicazione in tempo reale della frequentazione è indispensabile ed esce dal perimetro dei software per le biblioteche.
Queste informazioni possono essere comunicate in tempo reale sul sito web della biblioteca, su uno schermo all’ingresso della struttura e persino sul portale della città direttamente. Un bell'esempio di Smart city !
Inoltre, la startup Affluences permette di comunicare queste informazioni sulla sua app dedicata all’affluenza nei luoghi pubblici, scaricata da oltre un milione di persone, tra cui molti studenti. Un vantaggio per migliorare l’esperienza degli utenti della biblioteca e fidelizzarli!
Dai vari servizi offerti dal software di gestione della biblioteca alla previsione di affluenza
Il sistema di gestione della biblioteca ha in genere un modulo dedicato alla pianificazione. Però raramente tiene conto dell’affluenza in tempo reale, né dello storico di frequentazione. Le soluzioni dedicate alla gestione dell'affluenza, invece, sono dinamiche e, grazie ad algoritmi di intelligenza artificiale, consentono a qualsiasi gestore di biblioteca di fare previsioni di frequentazione.
Tali previsioni possono essere comunicate agli utenti allo stesso titolo delle informazioni in tempo reale per prevedere il loro spostamento in una struttura. Possono servire anche al responsabile del sito per organizzare eventi nei momenti più opportuni o per pianificare il planning dei bibliotecari.
Prevedere l'affluenza degli utenti è oggi un elemento essenziale della gestione delle biblioteche e dei sistemi bibliotecari.
Dalla prenotazione di libri alla prenotazione di posti a sedere: il gap da superare dai Software di gestione delle biblioteche
Così come la prenotazione dei libri, la prenotazione dei posti a sedere fa parte dei grandi cantieri di digitalizzazione dei responsabili delle biblioteche. Che vogliano attirare più utenti o gestire l'accesso alle loro sale studio, che a volte sono distribuite su più piani, i responsabili delle biblioteche apprezzano l'introduzione di un sistema di prenotazione di posti a sedere. Questo aiuta a soddisfare l’utente che sarà certo di trovare un posto libero e permetterà anche al responsabile della biblioteca di organizzare meglio l’accoglienza e la pulizia in base all’affluenza.
Anche se i sistemi di gestione delle biblioteche non offrono oggi un sistema di prenotazione di posti a sedere in tempo reale, la cronologia dei dati relativi a queste prenotazioni rappresenta un enorme vantaggio nel processo decisionale del responsabile della biblioteca.
I dati che tuttora non troviamo nei software di gestione delle biblioteche
Tutti i dati provenienti direttamente o indirettamente dalla misurazione dell'affluenza possono essere centralizzati su un’unica interfaccia di data visualizzazione per prevedere e gestire l’affluenza.
Oltre alla previsione dell’affluenza, possono consentire di sostenere presso gli addetti le richieste di ampliamento degli orari di apertura, o perlomeno cambiamenti significativi nelle fasce orarie. Consentono anche di agire sull'organizzazione della struttura, la disponibilità degli agenti, la pulizia, le infrastrutture (occorre creare nuove sale di lettura, aggiungere posti a sedere?), ecc.
Infine, il responsabile della biblioteca potrà ottenere dei report, in pochi clic, per preparare il suo rapporto annuale. Gli basterà aggiungere questi grafici con i dati dell’affluenza a quelli ottenuti tramite il software di gestione della biblioteca per il resto della sua attività!
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