Cas d'usage : administrations publiques
Découvrez nos solutions pour la file d'attente et les rendez-vous
Que vous soyez une petite, moyenne ou grande administration publique, Affluences vous propose une solution globale pour la gestion du parcours de vos administrés : une solution adaptée à vos besoins en termes de prise de rendez-vous et de gestion de la file d'attente.
Optez pour notre solution de prise de rendez-vous en ligne
Offrez la possibilité à vos administrés de prendre un rendez-vous administratif (renouvellement de passeport, de carte d'identité, inscription à la piscine...) de manière complètement autonome.
Consultez ensuite le détail de l'ensemble des réservations, en quelques clics, depuis le back-office Affluences.
Bénéficiez d'une gestion intelligente de vos guichets
En couplant le module de prise de rendez-vous en ligne avec le celui de gestion de la file d'attente, vous vous assurez que les administrés sans rendez-vous préalable soient appelés dans le bon ordre tout en recevant ceux avec rendez-vous à l'heure convenue.
L'utilisation d'une borne d'enregistrement et d'un écran mural d'appel assure l'autonomie de l'ensemble du parcours. Certains publics préfèrent un contact avec le guichet d'accueil ? L'agent d'accueil peut facilement les intégrer à la file d'attente voulue depuis sa propre interface.
L'un de vos agents doit faire une pause ou s'absenter de manière exceptionnelle en pleine journée ? La fonctionnalité d'ouverture et de fermeture du guichet permet de gérer ce type de situations. En fermant le guichet, les flux d'usagers correspondants sont redirigés vers les autres guichets préalablement paramétrés.
Monitorez votre organisation en temps réel
Grâce à la digitalisation du parcours de vos administrés, vous aurez une vision globale sur des statistiques avancés qui vous permettront d'optimiser au mieux votre organisation : nombre de rendez-vous honorés, nombre de visiteurs par jour, temps de traitement moyen, répartition des usagers en fonction de la démarche...
Vous pourrez alors adapter le planning de vos agents administratifs et réattribuer ces derniers à des démarches sous-tension afin d'assurer un équilibre et une fluidité dans le traitement de vos administrés.
Mesurez et communiquez votre temps d'attente
En communiquant, en temps réel et de manière prévisionnelle, le temps d'attente pour les démarches sans rendez-vous, vous êtes gagnants à tous les niveaux :
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vous donnez la possibilité à vos administrés de choisir les heures creuses plutôt que les heures pleines et ainsi de gagner un temps précieux. L'image de votre administration en sera nettement améliorée,
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vous lissez vos flux sur la journée pour une gestion plus sereine de votre organisation.
“Affluences nous fournit la solution globale de gestion de la file d'attente et de prise de rendez-vous en ligne. Cette solution est en phase avec le nouvel accueil de l’hôtel de ville que nous avons voulu à la fois moderne, efficace et accueillant pour les blagnacais afin que les démarches administratives soient facilitées. C'est chose faite grâce à Affluences.”
— Agnès Attiogbe, Directrice du Guichet Mairie
+ 1000 rendez-vous effectués