Desideri ridurre o eliminare la coda fisica della tua struttura? Difatti, le lunghe code hanno un certo impatto negativo sull’esperienza e la soddisfazione dei tuoi clienti. I parchi di divertimento lo sanno bene e da tempo hanno lavorato per ottimizzare le file di attesa. Più in generale, tutti i luoghi che accolgono del pubblico (negozio, ristorante, museo, banca, amministrazione) hanno tutto l'interesse a dotarsi di soluzioni che possano ottimizzare o addirittura ridurre il tempo di attesa dei loro visitatori.
L’avanzamento delle nuove tecnologie ha consentito alle soluzioni di gestione delle code di virtualizzarsi, per proporre dei sistemi sempre più efficaci che evitano al pubblico di mettersi in coda fisicamente. È il caso dei sistemi di coda virtuale, di cui probabilmente avrai già sentito parlare. Questi sistemi presentano numerosi vantaggi ma anche degli svantaggi… Altre soluzioni, come la misura del tempo di attesa, fanno parte delle alternative altrettanto efficaci!
La coda virtuale: una buona soluzione ma alcuni inconvenienti da prendere in considerazione
Come funziona un sistema di gestione delle code virtuali?
La coda virtuale consente ai clienti di aspettare il loro turno senza dover fare la coda fisicamente. Non sono costretti ad aspettare in un luogo preciso imposto dalla struttura, possono aspettare dove vogliono!
Come funziona un dispositivo di coda virtuale?
Registrazione: i visitatori si iscrivono nella coda virtuale prendendo un biglietto sul terminale della biglietteria o sulla biglietteria web o su un'app dedicata.
Attesa: nel frattempo passano alle loro occupazioni come preferiscono!
Passaggio: vengono avvisati tramite uno schermo posto all'interno della struttura e/o tramite il loro telefono (SMS, applicazione mobile) quando arriva il loro turno.
Infine, tutti i punti di contatto del percorso cliente possono essere virtualizzati: l'iscrizione nella coda tramite supporti digitali; l'attesa a distanza con la possibilità di seguire il loro avanzamento nella coda; il passaggio tramite una notifica sullo smartphone quando è il loro turno e persino la raccolta delle opinioni dei clienti tramite l'invio di un sondaggio dopo la visita!
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi della virtualizzazione della coda?
Grazie a una soluzione di coda virtuale, la tua gestione è ottimizzata e facilitata poiché i clienti vengono assegnati automaticamente alla coda senza alcuno sforzo umano. Non c'è bisogno di interrogare ogni cliente (per sapere quale servizio desidera sollecitare) e orientarlo. Riduci il sovraffollamento dei tuoi locali, permettendo di rispettare il distanziamento sociale come durante la crisi sanitaria legata al COVID-19. In questo modo, garantisci la sicurezza dei tuoi clienti e quella dei tuoi dipendenti! Alla fine, riuscirai a migliorare il livello di soddisfazione dei tuoi visitatori diminuendo al contempo l’ansia.
Tuttavia, occorre prendere in considerazione alcuni punti di attenzione. Ti consigliamo di non eliminare completamente la tua coda fisica, perché questo potrebbe generare frustrazione nei meno tecnologici che saranno costretti a utilizzare questo sistema virtuale di coda. Inoltre, i clienti che preferiscono aspettare il loro turno in loco non sapranno dove farlo. C'è quindi il rischio di aggiungere confusione a un processo il cui scopo era quello di semplificare e fluidificare il percorso utenti originariamente.
L’alternativa efficace: la misura del tempo di attesa
La coda virtuale non è l’unico dispositivo in grado di aiutarti a gestire meglio le tue file! Esistono molteplici alternative ancora più efficaci che consentono di gestire in modo più globale l’affluenza del luogo di accoglienza del pubblico: come nel caso di una soluzione di misurazione del tempo di attesa.
Infatti, misurare il tempo di attesa dell'accesso alla tua struttura e comunicarlo direttamente ai tuoi visitatori avrà numerosi vantaggi:
i visitatori potranno decidere di posticipare la visita e venire così durante i periodi non di punta,
saranno quindi più rilassati e rassicurati grazie alla conoscenza di queste informazioni,
potranno ottimizzare il loro tempo come desiderano,
ciò ti permetterà di lisciare automaticamente i flussi nell’arco della giornata o della settimana, riducendo così i tempi di attesa.
Ma come diffondere facilmente queste informazioni al pubblico? La soluzione di gestione delle code Affluences consente di comunicare l’affluenza in tempo reale e in modo previsionale sui propri supporti, vale a dire su un’applicazione mobile dedicata e su un’applicazione web, nonché sul proprio sito web grazie all’implementazione delle web API di Affluences.
Nei negozi o nei centri commerciali, si raccomanda inoltre di trasmettere il tempo di attesa su uno schermo all'ingresso della struttura. I clienti avranno infatti una conoscenza esatta del tempo di attesa e potranno quindi scegliere di posticipare la visita al momento opportuno. Potranno così organizzare il loro tempo in modo diverso. Spesso il tempo di attesa percepito è molto più alto del reale, ma grazie a una soluzione del genere non ci sono più dubbi! L'ansia e la frustrazione dei clienti vengono automaticamente eliminati: torneranno più tardi rilassati ;)
Inoltre, questo tipo di soluzione ti consentirà di estrarre e gestire questi dati di attesa internamente grazie a un'interfaccia di visualizzazione dei dati. Sarai in grado di analizzare le tue prestazioni e di beneficiare di una migliore comprensione del comportamento dei tuoi clienti!
Se installi dei sensori di misura del tempo di attesa nel tuo istituto, approfittane per dotarti di una soluzione completa che ti consenta di gestire i flussi in generale. È il caso della soluzione Affluences che, grazie ai suoi sistemi di conteggio persone, può misurare il tasso di occupazione e la frequentazione insieme al tempo di attesa! Ancora una volta, tutte queste informazioni vengono condivise su diversi canali in modo tale che possano raggiungere facilmente i tuoi visitatori. Così potrai controllare l'affluenza dalla A alla Z e non soltanto le file. Riuscirai a migliorare l'esperienza dei visitatori grazie alla misura della frequentazione e del tempo di attesa.
Sei convinto e desideri implementare una soluzione di gestione dei flussi che ottimizzerà anche la gestione delle file di attesa? Contattaci!