Réservation de places en bibliothèque universitaire : une solution simple pour mieux accueillir vos étudiants

La fréquentation des bibliothèques universitaires connaît des pics de fréquentation réguliers, notamment en période d’examens. Résultat : files d’attente à l’entrée, frustration des étudiants qui ne trouvent pas de place et des moments de tensions pour les équipes sur place.

Avec le système de réservation de places Affluences, vous gérez efficacement votre jauge d’accueil tout en améliorant l’expérience usager.

On vous explique d'abord pourquoi un système de gestion de place efficace vous permettra de mieux accueillir l'ensemble de vos usagers.

Évitez les déplacements inutiles et les mécontentements

Lorsqu’il n’y a plus de place disponible, les étudiants peuvent l’anticiper et éviter de se déplacer inutilement. Du côté de votre équipe, vous réduisez le stress et les réclamations liées au manque de place : l’accès est régulé et transparent.

Notre système affiche en temps réel les créneaux disponibles et permet la réservation en ligne en quelques clics, sur notre application ou depuis votre site.

Gagnez en fluidité avec la validation de présence automatisée

Toujours dans un souci d’adaptation, vous pouvez libérer des places grâce à la validation de présence autonome de l’usager. Si l’usager ne valide pas sa présence sur place à l’heure de sa réservation, sa réservation est annulée. Une autre personne peut alors réserver la place libérée.

Ce mécanisme limite fortement les no-shows et permet d’optimiser chaque mètre carré disponible.

Le service de réservation de places Affluences à la bibliothèque de Droit de l’Université Libre de Bruxelles

Consultez le retour d'expérience complet de l'Université Jean Moulin de Lyon 3

Eviter la création de files d’attente en anticipant la fréquentation

Lorsque la jauge est atteinte, vous ne pourrez plus faire rentrer de nouveaux étudiants. La création de files d’attente est inévitable – on espère que quelqu’un parte pour rentrer – comme on peut le voir dans certaines bibliothèques parisiennes saturées comme la BPI ou la BSG.

Les files d’attente sont à éviter : elles sont difficiles à gérer et source de tension. La réservation permet de supprimer cette file d'attente puisqu’elle contrôle le nombre de personnes acceptées à la demi-journée ou à la journée.

Prioriser la réservation de vos étudiants

Comme vous ne pouvez pas pousser les murs, vous pouvez donner la priorité à vos étudiants en appliquant des restrictions de réservation grâce au nom de domaine de votre université. Seuls les étudiants avec une adresse mail universitaire correspondante pourront alors réserver dans vos bibliothèques pour garantir une utilisation équitable et ciblée de vos ressources.

Communication système de réservation Affluences de la Bibliothèque Universitaire UCBL Lyon 1

Découvrez concrètement comment notre solution peut répondre aux besoins spécifiques de vos bibliothèques universitaires.

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FAQ – Réservation en bibliothèque universitaire

Comment se passe la validation de présence ? L’étudiant scanne un QR Code affiché à l’entrée ou sur la place réservée avec son smartphone. S’il ne valide pas dans le délai imparti, sa place est remise en circulation.

Peut-on personnaliser les règles de réservation ? Oui. Vous définissez les plages horaires, le nombre de créneaux disponibles par étudiant, et les plages prioritaires pour certains publics.

Faut-il une installation matérielle ? Non, la réservation peut fonctionner uniquement en ligne. Si vous le souhaitez, nous pouvons aussi coupler la réservation avec un système de comptage ou des écrans.