La crise sanitaire liée au COVID-19 a placé le flex office sur le devant de la scène. Flex office, bureau dynamique, desk sharing, autant de termes pour désigner un mode d’organisation selon lequel les employés d’une entreprise ne possèdent pas de poste de travail attitré. L’enquête nationale de Deskeo*, publiée en mars 2021, révèle que 16% des entreprises ont déjà mis en place le flex office et 55% envisagent d’y passer prochainement !
Par ailleurs, le gouvernement français a récemment assoupli les mesures sanitaires en annulant l’obligation de porter le masque en intérieur, y compris dans les entreprises. Pourtant, les cas de contaminations reprennent de l’élan depuis quelque temps. Afin de diminuer le risque de contamination et ainsi de garantir le bien-être de ses employés, les entreprises ont tout intérêt à coupler leur politique de flex office à un système de réservation de salles ou d’espaces de travail en ligne. On vous explique pourquoi !
La réservation d’espaces de travail en entreprise : un rempart à la contamination du COVID-19 et un point clé à la mise en place du flex-office
Vous rappelez-vous de la vie en entreprise, avant la pandémie ? La plupart des dirigeants étaient réticents à l’idée de mettre en place le télétravail. Cependant, la crise sanitaire apparue en mars 2020 a tout bouleversé ! Confinement, obligation de télétravailler, jauges imposées par le gouvernement, nous sommes passés par de nombreuses phases qui ont contraint les entreprises à trouver des solutions pour optimiser le retour de leurs salariés au bureau. Malgré le déconfinement, certaines sociétés ont préféré maintenir l’obligation du télétravail à 100% pour ne prendre aucun risque. D’autres ont voulu, petit à petit, faire revenir leurs employés dans leurs locaux en établissant un quota de jours de télétravail par semaine. Mais comment s’assurer qu’ils ne viendront pas tous le même jour ? Comment répartir les flux de collaborateurs sur la semaine ? C’est là qu’un logiciel de réservation des postes de travail démontre tout son intérêt !
La réservation en ligne permet à un individu, par le biais d’internet, de réserver une ressource (une place dans un train, une table dans un restaurant, une chambre dans un hôtel, …) qui lui sera attribuée durant une période donnée. Appliquée à l’entreprise, les employés peuvent réserver une place de travail, une salle de réunion, un call box, etc. C’est un outil indispensable pour bon nombre d’entreprises qui veulent garantir un retour optimal à leurs employés dans les locaux.
Encore aujourd’hui, le récent regain de cas de contamination au COVID-19 nous rappelle que la crise sanitaire n’est pas encore terminée et que nous ne sommes pas à l’abri d’une nouvelle vague de contamination ! La mise en place d’une solution de réservation en ligne de vos espaces de travail restera longtemps votre meilleur allié, à la fois, contre la pandémie et pour le flex-office afin de :
Définir une jauge de remplissage maximal de vos bureaux et ainsi respecter la distanciation physique entre vos employés.
Connaître l’historique des réservations effectuées pour tracer les présences des éventuels cas positifs dans les différents espaces de travail. Ainsi, vous pourrez prévenir immédiatement les personnes ayant été en contact avec un cas positif, notamment en les incitant à s’isoler chez eux.
Vous l’aurez compris, mettre à disposition des employés un outil de réservation en ligne ne fera qu’augmenter leur sécurité en diminuant le risque de contamination au sein de l’entreprise !
La réservation de places dans un environnement de flex office favorise la productivité sur le long terme
La pandémie a drastiquement changé notre vision du travail en entreprise : le télétravail s’est largement démocratisé et généralisé, le flex office est davantage adopté par les entreprises. Finalement, elles ont inconsciemment mis en place un mode d’organisation de travail hybride ! En effet, quel est l’intérêt de maintenir un espace fixe à chacun des collaborateurs s’ils ne viennent pas tous les jours ? Mais comment faire pour savoir qui viendra quand et occupera quel espace ? Une fois de plus, c’est là tout l’enjeu de la réservation en ligne d’espaces de travail, même hors crise sanitaire !
L’adoption d’une solution de réservation dans votre entreprise simplifiera grandement la mise en place et l’efficacité du flex office. Le bien-être et le confort des employés seront automatiquement garantis ! Qui n’a pas déjà été en retard à une réunion par méconnaissance de la disponibilité de la salle ? Avec un tel outil, ils gagnent en flexibilité et peuvent planifier leur présence au bureau en avance : ce qui aura un impact direct sur leur productivité.
Pour l’entreprise et ses Office Managers, le système de réservation en ligne garantit un confort de gestion au quotidien. La gestion des bureaux est souple, flexible et ne nécessite aucun effort de leur part. De plus, sachez qu’une solution de réservation est très facile et rapide à mettre en place. C’est le cas du logiciel de réservation en ligne d’Affluences, qui bénéficie d’une interface simple d’utilisation, intuitive, fiable et sécurisée. Autre avantage : une seule et même plateforme est nécessaire pour gérer l’affluence et les réservations !
Les dirigeants auront également accès aux statistiques à tout moment via un back-office qui leur donneront la possibilité de revoir leur stratégie d’aménagement des bureaux. Grâce aux rapports sur le nombre de personnes présentes dans chacun de vos espaces, ils pourront optimiser leurs locaux et éventuellement réduire le nombre de postes de travail s’ils ne sont pas nécessaires. Face à l’augmentation des coûts de l’immobilier, il s’agit d’un aspect non négligeable qui permet de réduire les frais annuels.
Cependant, la réservation d’espaces de travail n’est pas la seule solution à une bonne gestion du flex office en cas de risque sanitaire. Opter pour un système de comptage de personnes, pour mesurer l’occupation en temps réel des bureaux, est également une très bonne alternative ! En communiquant le taux d’occupation aux salariés via l’intranet ou des applications RH par exemple, la direction bénéficiera d’un double avantage :
Les collaborateurs privilégieront les périodes creuses plutôt que les pleines pour venir travailler au bureau et ainsi bénéficier d’un confort maximal,
Elle lissera ses flux sur la semaine et évitera ainsi les périodes de saturation des bureaux ou bien au contraire les périodes de “bureaux vides”.
Vous souhaitez mettre en place ou optimiser le flex office dans votre entreprise ? Contactez-nous !
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