Gestion des bureaux : le flex office et la réservation de places n’ont pas dit leur dernier mot

Le développement du télétravail transforme en profondeur nos modes d'organisation. Dans ce contexte, les entreprises adoptent de plus en plus le flex office : une organisation des espaces où les bureaux ne sont plus attribués de manière fixe.

Afin de garantir le bien-être de ses employés et d'optimiser les espaces de bureaux, les entreprises ont tout intérêt à coupler leur politique de flex office à un système de réservation de salles ou d’espaces de travail en ligne. On vous explique pourquoi !

La réservation d’espaces de travail en entreprise : un point clé à la mise en place du flex-office

Aujourd'hui, et malgré un retour au présentiel, la plupart des entreprises font revenir leurs employés dans leurs locaux en établissant un quota de jours de télétravail par semaine. Mais comment s’assurer qu’ils ne viendront pas tous le même jour ? Comment répartir les flux de collaborateurs sur la semaine ? C’est là qu’un logiciel de réservation des postes de travail démontre tout son intérêt !

La réservation en ligne permet à un individu, par le biais d’internet, de réserver une ressource (une place dans un train, une table dans un restaurant, une chambre dans un hôtel, …) qui lui sera attribuée durant une période donnée. Appliquée à l’entreprise, les employés peuvent réserver une place de travail, une salle de réunion, un call box, etc. C’est un outil indispensable pour bon nombre d’entreprises qui veulent garantir un retour optimal à leurs employés dans les locaux.

La mise en place d’une solution de réservation en ligne de vos espaces de travail reste votre meilleur allié pour :

• Définir une jauge de remplissage maximal de vos bureaux et prévenir les salariés en amont s'il n'y a plus de places disponibles.

• Connaître l’historique des réservations effectuées pour avoir une meilleure visibilité de l'utilisation des espaces.

Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution de réservation en ligne

La réservation de places dans un environnement de flex office favorise la productivité sur le long terme

Avec la démocratisation du télétravail, le flex office est davantage adopté par les entreprises. Finalement, elles ont inconsciemment mis en place un mode d’organisation de travail hybride ! En effet, quel est l’intérêt de maintenir un espace fixe à chacun des collaborateurs s’ils ne viennent pas tous les jours ? Mais comment faire pour savoir qui viendra quand et occupera quel espace ? Une fois de plus, c’est là tout l’enjeu de la réservation en ligne d’espaces de travail !

L’adoption d’une solution de réservation dans votre entreprise simplifiera grandement la mise en place et l’efficacité du flex office. Le bien-être et le confort des employés seront automatiquement garantis ! Qui n’a pas déjà été en retard à une réunion par méconnaissance de la disponibilité de la salle ? Avec un tel outil, ils gagnent en flexibilité et peuvent planifier leur présence au bureau en avance : ce qui aura un impact direct sur leur productivité.

Pour l’entreprise et ses Office Managers, le système de réservation en ligne garantit un confort de gestion au quotidien. La gestion des bureaux est souple, flexible et ne nécessite aucun effort de leur part. De plus, sachez qu’une solution de réservation est très facile et rapide à mettre en place. C’est le cas du logiciel de réservation en ligne d’Affluences, qui bénéficie d’une interface simple d’utilisation, intuitive, fiable et sécurisée. Autre avantage : une seule et même plateforme est nécessaire pour gérer l’affluence et les réservations !

Logiciel de réservation en ligne d'Affluences

Les dirigeants auront également accès aux statistiques à tout moment via un back-office qui leur donneront la possibilité de revoir leur stratégie d’aménagement des bureaux. Grâce aux rapports sur le nombre de personnes présentes dans chacun de vos espaces, ils pourront optimiser leurs locaux et éventuellement réduire le nombre de postes de travail s’ils ne sont pas nécessaires. Face à l’augmentation des coûts de l’immobilier, il s’agit d’un aspect non négligeable qui permet de réduire les frais annuels.

Cependant, la réservation d’espaces de travail n’est pas la seule solution à une bonne gestion du flex office en cas de risque sanitaire. Opter pour un système de comptage de personnes, pour mesurer l’occupation en temps réel des bureaux, est également une très bonne alternative ! En communiquant le taux d’occupation aux salariés via l’intranet ou des applications RH par exemple, la direction bénéficiera d’un double avantage :

• Les collaborateurs privilégieront les périodes creuses plutôt que les pleines pour venir travailler au bureau et ainsi bénéficier d’un confort maximal,

• Elle lissera ses flux sur la semaine et évitera ainsi les périodes de saturation des bureaux ou bien au contraire les périodes de “bureaux vides”.

Vous souhaitez mettre en place ou optimiser le flex office dans votre entreprise ? Contactez-nous !